شرح وظایف حوزه دفتر شهردار
۱) ابلاغ کلیه بخشنامه ها، دستور العمل ها و آیین نامه ها حسب الامر شهردار محترم جهت اجرای دقیق به مدیران دوایر مختلف شهرداری
۲) تلاش مستمر برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین مدیران و پرسنل و زمینه سازی بمنظور برقراری ارتباط بین آنان و ایجاد و برقراری نظم و ترتیب و هماهنگی و انسجام بین واحدها
۳) شرکت در جلسات شورای دوایر بصورت منظم و تهیه صورتجلسات و ابلاغ مصوبات به مدیران شهرداری و پیگیری جهت تسریع در اجرای آن
۴) انجام هماهنگی لازم بمنظور حضور شهردار محترم در جلسات و جلسات رسمی، مذهبی، جشن ها، سمینارها، کنفرانس ها و سایر
۵) جمع آوری اطلاعات لازم و شماره تلفن های مدیران، مسوولان و روسای ادارات شهر، شهرستان، استان و دوایر شهرداری، ادارات کل و برقراری ارتباط با متناظر استانی
۶) جمع آوری گزارش عملکرد ماهیانه کلیه واحدها شهرداری جهت اندازه گیری تلاش مدیران در تحقق سیاست های آنی و آتی مدیریت شهری در راستای ارائه خدمات مطلوب به شهروندان
۷) مطالعه و بررسی مطبوعات و نشریات بصورت روزانه و تهیه آرشیو از اخبار مربوط به شهرداری دماوند
۸) انجام هماهنگی لازم بمنظور بازدید شهردار از طرح ها و پروژه های عمرانی، پارک ها و وضعیت معابر شهری، کیفیت سرویس دهی ناوگان حمل و نقل درون شهری به شهروندان و …
۹) انجام هماهنگی لازم جهت حضور شهردار در جمع هیات امنا محلات برای بررسی مشکلات و رفع آن با تعامل و همکاری شهروندان
۱۰) پاسخ به خطوط تلفن دفتر شهردار و استخراج اطلاعات لازم و ابلاغ به مدیر واحد مربوطه جهت رفع مشکل و پاسخ به درخواست در کوتاه ترین زمان ممکن
۱۱) پاسخگویی به ارباب رجوع بصورت روزانه و راهنمای آنها طبق مقررات قانونی و تفکیک مراجعین و هدایت به سمت دفتر معاونین بر اساس اختیارات آنان بمنظور جلوگیری از فوت زمان برای ارباب رجوع
۱۲) مستند سازی سوابق حسب الامر شهردار محترم بمنظور استناد قانونی و به هنگام برای حفظ منافع شهر و شهرداری دماوند
۱۳) اطلاع رسانی به متقاضیان امور مختلف مبتلابه وظایف شهرداری جهت توجیه آنان با هدف پیگیری جری تشریفات قانونی از سوی ارباب رجوع بمنظور تسریع در پاسخگویی و حصول نتیجه
۱۴) تشخیص مواردی که نیاز به هدایت متقاضی به سمت دستگاه ها، نهادها و ادارات دیگر باشد
۱۵) دریافت نامه های وارده و ارائه رسید به مرجع درخواست و بلعکس ارسال نامه به ادارت مختلف و اخذ رسید
۱۶) حفاظت از اطلاعات طبقه بندی شده بر اساس دستور العملهای ابلاغی از سوی حراست و بازرسی و امانتداری
۱۷) پیگیری اجرای مصوبات شورای محترم اسلامی شهر حسب مورد دستور شهردار محترم
۱۸) مطالعه دقیق کلیه نامه های وارده و دستورات صادره از سوی شهردار محترم جهت ابلاغ به دوایر مربوطه و زیرمجموعه و پیگیری بمنظور ارائه پاسخ لازم در زمان مقرر به مرجع ارسال نامه
۱۹) بازخوانی و اصلاح کلیه نامه های مرسوله از واحد تایپ جهت تصحیح و عودت به واحد تایپ
۲۰) دریافت نمابر و در صورت اهمیت موضوع به رویت شهردار رساندن و اطلاع رسانی فوری به واحدهای مربوطه جهت پیگیری و پیشگیری لازم. (مثال: پیش بینی وضعیت آب و هوا در فصول پر بارش)
۲۱) ممهور کردن کلیه نامه ها به مهر اقدام سیستمی
۲۲) ارجاع نامه بر حسب موضوع به معاونت های ذیربط
۲۳) بررسی، جستجو و تهیه گزارش خلاصه سوابق حسب مورد دستور شهردار محترم
۲۴) برگزاری جلسات ملاقات مردمی هر هفته بصورت منظم با محوریت جلب رضایت شهروندان
۲۵) یادآوری تاریخ جلسات و آماده نمودن سوابق و پرونده ها جهت حضور شهردار حسب موضوع و دستور جلسات
۲۶) نظم و ترتیب دادن به نامه های وارده و قراردادن آنها بر اساس محتوا بصورت مجزا در کارتابل شهردار محترم
۲۷) پاسخگویی به ارباب رجوع دفتر شهردار با سعه صدر بصورت روزانه و همچنین انجام کلیه امور محوله از سوی شهردار محترم در چهار چوب قوانین شهرداری
۲۸) انتقال کلیه مسائل، مشکلات، نظرات و انتظارات شهروندان به شهردار محترم جهت چاره اندیشی و صدور اوامر مقتضی و در نهایت ارائه خدمات مطلوب و در شان شهروندان
۲۹) اداره امور جاری دفتر اعم از اداری، تهیه خدمات، تجهیزات و سایر اقلام مورد نیاز دفتر شهردار
